事務の改善 提案

事務の改善提案するときに必要なこと。それは経費削減の方法です。

民間企業にとっては、コストを削減して、いかに利益を出すことを改善 提案していくことが非常に重要になってきます。

どの部分の経費を削減したらいいのか、コスト削減の具体策を事務の改善提案することが重要となってきます。

今回提案する事務の改善は、旅費の削減 方法です。少し、考えて見ましょう。
企業や行政機関にとっても必ず経費として上がってくるものが出張に伴う旅費です。
飛行機や電車などの交通機関や宿泊費にかかるコストを、どのよう方法で削減することができるのか具体策について改善 提案してみましょう。

例えば本社と支店、支社などを社員が行き来しなければなりません。単純に行き来する旅費を削減してしまえば交流がなくなり、企業としてのコミュニケーションがうまくいかなくなり、社内の意思決定の遅れや共通認識がなくなり、しいては企業の方向性をも失ってしまうことにもなります。

このような危険性をなくし旅費のコスト削減をする事務の改善 提案はないのでしょうか。

今は、ＩＴの革命によって改善する方法があるのです。人が移動することなく、配属された場所にいながらにして会議や会話ができるシステムがあります。
テレビ会議システムやウエブ会議システムといわれ、電話回線を使って遠隔会議ができるのです。

初期の投資経費はかかりますが、人が動く経費と比較すると複合的なメリットは大きくなってきます。旅費のコスト削減は当然のことなんですが、今回の事務の改善 提案はコスト削減にはとどまりません。

新型インフルエンザや災害で人が動けなくなったときでも、直接対面することなくコミュニケーションをとることができます。安否確認用のツールとしても使うことができますね。

この事務の改善提案では、環境にもやさしい具体案となっています。公共交通機関の使用を抑えることによって二酸化炭素の削減ができることと、テレビ会議のためペーパレス化により資源も削減できることになって、地球温暖化対策にも大きなメリットとなることでしょう。

　事務の改善を行うためには、組織全体で情報の共有化を進めることですね。

　共有化とは、情報を職員に常に見えるようにすること、「見える化」をすることです。

　閉鎖的な組織では、情報の共有化が出来ないため組織の方向性が見えてきません。このような状況では、企業・組織の発展はあり得ない。トップと職員の意識のずれが違うのですから、当然といえば当然。

　「見える化」は、企業、組織全体で事務の問題点、カイゼン策などの情報をガラス張りに、職員全体に見える状況にしておくことです。

　いつでも「見える化」しておくと、今、会社、組織はどのような問題点を抱えていて、どのような改善を行おうとしているのか。

　また、職員としてどのように対応したらいいのか。一人ひとりが改善策を考えることができますね。つまり、情報の共有化の「見える化」により企業全体の改善ができるのです。

　担当職員は、他には情報を「見せない」ことがよくありますが、「見える化」をすることにより意識の改善を行い、組織としての方向性を全体に浸透させ、組織の効率化を進めましょう。

　事務の改善提案を進めていくためには、改善する目的をしっかり持つことが必要です。

　経営、管理のために必要な事務費のコストを小さくするためには。内部管理部門を見直し収益を増加させるためには。・・・など。

　これら２つの目的は、相反しているが、２つの目的を調和させて総合的に採算性を見出して、改善 提案を出していくことが必要である。

　改善提案するための考え方の基礎となるものは、
　(1)事務をどのように集中させ、処理することができるのか。
　(2)事務量を均一とするため、事務量による機器の導入、職員数の配置及　　び仕事の分担をどのようにするのか。
　(3)事務職員にどの職務をどのよう振り分けるのか。
　　ということが事務改善を実践するうえで重要となる。

　さらには、誰が改善提案をするのか、また、職員の協力体制はどうするのかを考えてみると。

　一つひとつの仕事は、各担当者がその内容を一番把握している。このことから仕事に精通している職員自らが改善に当たるのが望ましい。

　組織全体の中での改善は、各担当が主体となって行うが、ここで周りの職員一人ひとりの側面的な協力があって初めて、大きな成果が上がるのではないか。

　改善提案は、全職員が全体の問題としてとらえ、全職員がやる気にならなければ意味がない。そのためには、職員がたえず事務改善のための問題意識を持つような環境づくりが必要である。

　事務の改善提案のためには、改善シートを作成しましょう。　

　毎日行っている事務の中で、改善すべき点の発見とその改善提案を行うための決まったフォーマット（改善シ―ト）があるととても便利です。

　改善シートを作成し、それを見ながら、改善提案をまとめ、改善を進めていけば、簡単に現状を打開するための事務の改善を行うことができるでしょう。
　
　また、それは、どのようなカイゼンを行うときも統一されているため、同じ進め方ができます。

　みなさんご存知のＱＣストーリーだと進め方が決まっていますが、これを自分なりに使いやすく加工したストーリーで作成していきます。

　ＱＣストーリーと同じような進め方でも問題解決ができるときもあると思います。しかし、改善対象となる問題が違う場合は、考え方を変えた手法が必要になります。

　問題を解決し、改善する方法はたくさんあると思いますが、どの方法でもストーリーが進んでいくような工夫が必要となりますが、それが難しいときは、いくつかのパターンで作る方法も考えられます。

考えなくてはならないのは、
　１）目標を設定すること。（数値目標を決める）
　２）現状を把握すること。（現状の問題点を探す）
　３）問題点と原因を把握すること。
　４）改善策案・対策案の検討
　５）実施
　６）改善効果の検証
といったものを、必ず毎回行うことが必要となります。最初は、戸惑うかも知れませんが、すぐに慣れます。
事務の改善提案を進めるため、このような改善シートを作成してみてはいかがでしょう。

　事務の改善提案で仕事の効率をアップさせてはいかがでしょうか。

　企業運営の効率化を進める上で、社員から改善募集を行う改善提案制度を導入する企業は多くなっています。

　しかし、果たしてどれだけの企業が有効に改善提案制度を活用できているのでしょうか。ただ制度を作ってはみたものの、その運用に当たっては有名無実のものとなってはいないでしょうか。

　企業にとっては、改善提案制度をもとに、社員から積極的に改善策が上がって来るようにならなければなりません。
また、役員は、提案されてきた内容を慎重に、かつスピーデイに判断を下さなければなりません。
つまり企業は、提案制度の仕組みをつくることが必要となるのです。

　採用された社員の改善提案には、報償金等により優遇措置を設けてさらに、積極的に改善提案ができるようにする。また、採用されなかった社員の改善提案については、不採用の理由を分かりやすく説明することが大切になってきます。そうすることにより、採用にされなかった原因が分かり、今後の改善提案の参考となり、いい提案が期待できるようになるでしょう。

　効率化を求める気運が高まれば、積極的な改善提案が出される環境が整うことになり、各部署内でさらには企業全体の雰囲気も変わってくるのではないでしょうか。

　事務の改善提案で効率アップする。これからは、そのような企業が成長していく時代なのかも知れませんね。

　改善提案の成功の秘訣は、改善する提案の方法が「実現可能となるための最も近い」とすることが前提条件になります。

　カイゼン内容が現実的でなかったり、経費がかかりすぎる場合は、改善提案として受け入れられることは、不可能だと思います。

　では改善提案を成功させるための秘訣とは、どのようなものでしょうか。
　
必要なことは
（１）現在問題となっている点の洗い出し。
（２）進事例などのデータ収集を行う。
（３）収集データを基に一番適した改善提案を考える。
（４）改善提案を基に実施してみる。
（５）改善できないときは、その問題点を探る。
　と、一過性に終わらせないことが重要であり、他にもっといい改善策があると考え、前向きに取り組むことです。

　カイゼンを実施するには「知識」と「技能」と「実践」。さらに「実践時の問題点の検証」が必要になります。

　これらは、すぐには身につくものではありません。
　しかし、慣れてくると、「見えない問題」も顕在化できる能力が身につきます。

　そして「問題の発見」、「その原因を見つける」、「その原因に対する改善策を考え実行する」ということが、すぐにシステムとして整理されるようになるのです。

　こういったステップを正確に進めて改善提案すれば、経営者にその提案は受け入れられやすいこととなります。

　改善の方法は「正しく考え」、「正しく行動」し、そのスキルを磨いていくことが重要となります。

　まずはカイゼンのシステムを考え、自分のものとして身につけましょう。

　事務の改善を行うためには、直接仕事に関わっている職員からの改善提案を受け入れる方法を考えなければなりません。
　つまり職員提案制度の創設です。

　外部からの意見を聞いて改善を行う方法も時として、新鮮な場合もありますが、毎日仕事に携わっている職員には、自分の仕事に対する不満やその対策が日々積み重ねられているものと考えらます。

　企業としては、長年積み重ねられたプロフェッショナルな職員の意見を吸い上げることにより、さらに効率化を進めることができるのです。
　これは、会社にとっては収益が上がり、職員にとっては不満のあった事務改善ができ、使用者、労働者双方にプラスに働くことになります。
　さらに、企業全体でみれば将来的な発展と安定を図ることができるのです。

　企業にとって、優秀な職員を採用するだけでいいのでしょうか。今の混迷する時代を生き残って行くには、困難ではないかと考えます。
　企業の存続からいっても、風通しが必要。そのためには仕事に熟知した職員から、いつでも提案できる職員提案制度を創設することが非常に重要となるのです。

　そして、職員から提案された改善策については、企業として適正に評価をする。評価をすることにより、さらに斬新な改善提案が出てくる。
　企業全体の意識付けができれば、企業は発展していくことになるであろう。

　ぜひ、職員提案制度の創設を行い、企業の活性化を行って下さい。

　事務 改善はＰＤＣＡにより継続して行うことにより、さらにカイゼンが進むことになります。

　一度の改善 案により、事務の改善が行われ実行できたとしても、それで完結とはなりませんね。ＰＤＣＡサイクルを継続してこそ、真の改善が行われるのです。

　Ｐ（計画）→ Ｄ（実行）→ Ｃ（評価）→ Ａ（改善）の中で、カギを握るのが「Ｃ」の評価です。

　事務改善の効果を持続できない理由は、この評価が十分に機能していないからです。Ｄ(実行)に対する評価が適切に行われていないと、その向こうにある改善する方向も違ってきます。

　ＰＤＣＡサイクルで、現行事務の問題点と改善するための解決行動サイクルを継続的に行うことができます。

　日々淡々と事務をこなしている現場では、常に多彩な業務から問題点を掴むことが必要となります。

　問題点に気づかなくては、改善はあり得ませんからね。
担当者やその周辺の人たちが粘り強い意識を持つことにより、改善に対するＰＤＣＡサイクルの実現ができるのですね。

　現場での問題発見と解決にとまらず、横の連携強化により改善の取組みを組織全体で共有することにより、組織全体のスキルアップにつながることにもなります。

　ＰＤＣＡサイクルは事務改善の有効な手法であり、今後も企業等において取り組まれていくものですね。

　事務改善はＱＣ活動により実施している企業も多いことは知られています。

　ＱＣ活動で有名な企業としてトヨタ自動車があります。ＱＣ（品質管理）サークルとは、工場等の現場の従業員が集まり、製品の品質向上のため事務の改善提案などを企業内の職員が自発的に取り組むためのＱＣグループです。

　ＱＣ活動における事務の改善は、自動車部門の他にも電気の製造業部門の現場が多いようで、全国でも３万ものＱＣ活動を行っていると言われています。

　企業の多くは、このＱＣサークルによる事務の改善提案により業績を著しく伸ばしているところもあり、そこで働く職員にとっても、自分たちのサークルが出した改善提案が目に見える形で改善されるのだから、やりがいのありサークル活動です。

　しかし、このQC活動にも変化は現れてきました。もともと、ＱＣ活動は、職員で構成するサークルの自主的な活動として、時間外の活動に対して残業代はほとんど支給されていなかったようです。
　そこへ来て、「サービス残業」につながっているとの指摘やマクドナルドの残業代支払い命令など、時代の変革と社会的批判により、ＱＣサークルは勤務と認められ、残業代が支払われる見込みのようです。

　企業にとっては、サークル活動によって大幅な利益を出すことができたのだから、職員への還元はある意味当たり前のことではないでしょうか。

　ホンダ流の改善は、現場ごとの流派は許さない生産体制の「作り方の標準化」にあるようだ。

　つまり、同じ会社でありながら事務所ごとに事務処理のやり方が変わっていたのでは、非常に効率が悪くなり、ロスも多くなってくる。ホンダ流改善を事務の改善とすれば、全ての「事務の標準化」を進めること。企業では人事異動もあるから、異動ごとに事務処理の方法が変わったのでは、また、最初から事務を覚えなければならない。財務システムも一般できないようなことやっている企業は、自然淘汰される運命にあるであろう。

　また、ホンダ流改善は「自立」の現場づくりにもあるようだ。現場は、常に改善のポイントを探し出して、自ら改善できる視点や感性を磨く場として、自立して改善を行っているようだ。

　事務の改善についても言えることであるが、誰かに与えられて改善するようでは、本来の自主的かつ自ら事務をカイゼンすると言った、考える能力が身に付かないばかりか、改善の視点（ポイント）や改善策を考える感性も希薄となってしまう恐れがでてくる。

　現場の事務を改善するためには、感性を磨くことが重要であり、そのためには、自立させることにより、事務の改善提案ができる仕組みをつくる必要がある。

　ホンダの改善提案制度は、業務時間内に提案を行い「私の記録」に記録することになっているようだ。