事務の改善 提案

事務 改善はＰＤＣＡにより継続して行うことにより、さらにカイゼンが進むことになります。

一度提案された改善 案によって、事務の改善が行われ実行できたとしても、それで完結とはなりませんね。
ＰＤＣＡサイクルを継続してこそ、真の改善が行われるのです。


Ｐ（計画）→ Ｄ（実行）→ Ｃ（評価）→ Ａ（改善）の中で、カギを握るのが「Ｃ」の評価です。

事務改善の効果を持続できない理由は、この評価が十分に機能していないからです。Ｄ(実行)に対する評価が適切に行われていないと、その向こうにある改善する方向も違ってきます。

ＰＤＣＡサイクルで、現行事務の問題点と改善するための解決行動サイクルを継続的に行うことができます。

日々淡々と事務をこなしている現場では、常に多彩な業務から問題点を掴むことが必要となります。

問題点に気づかなくては、改善はあり得ませんからね。
担当者やその周辺の人たちが粘り強い意識を持つことにより、改善に対するＰＤＣＡサイクルの実現ができるのですね。

現場での問題発見と解決にとまらず、横の連携強化により改善の取組みを組織全体で共有することにより、組織全体のスキルアップにつながることにもなります。

ＰＤＣＡサイクルは事務改善の有効な手法であり、今後も企業等において取り組まれていくものですね。

　改善提案の成功の秘訣は、改善する提案の方法が「実現可能となるための最も近い」とすることが前提条件になります。

　カイゼン内容が現実的でなかったり、経費がかかりすぎる場合は、改善提案として受け入れられることは、不可能だと思います。

　では改善提案を成功させるための秘訣とは、どのようなものでしょうか。
　
必要なことは
（１）現在問題となっている点の洗い出し。
（２）進事例などのデータ収集を行う。
（３）収集データを基に一番適した改善提案を考える。
（４）改善提案を基に実施してみる。
（５）改善できないときは、その問題点を探る。
　と、一過性に終わらせないことが重要であり、他にもっといい改善策があると考え、前向きに取り組むことです。

　カイゼンを実施するには「知識」と「技能」と「実践」。さらに「実践時の問題点の検証」が必要になります。

　これらは、すぐには身につくものではありません。
　しかし、慣れてくると、「見えない問題」も顕在化できる能力が身につきます。

　そして「問題の発見」、「その原因を見つける」、「その原因に対する改善策を考え実行する」ということが、すぐにシステムとして整理されるようになるのです。

　こういったステップを正確に進めて改善提案すれば、経営者にその提案は受け入れられやすいこととなります。

　改善の方法は「正しく考え」、「正しく行動」し、そのスキルを磨いていくことが重要となります。

　まずはカイゼンのシステムを考え、自分のものとして身につけましょう。

　事務の改善提案のためには、改善シートを作成しましょう。　

　毎日行っている事務の中で、改善すべき点の発見とその改善提案を行うための決まったフォーマット（改善シ―ト）があるととても便利です。

　改善シートを作成し、それを見ながら、改善提案をまとめ、改善を進めていけば、簡単に現状を打開するための事務の改善を行うことができるでしょう。
　
　また、それは、どのようなカイゼンを行うときも統一されているため、同じ進め方ができます。

　みなさんご存知のＱＣストーリーだと進め方が決まっていますが、これを自分なりに使いやすく加工したストーリーで作成していきます。

　ＱＣストーリーと同じような進め方でも問題解決ができるときもあると思います。しかし、改善対象となる問題が違う場合は、考え方を変えた手法が必要になります。

　問題を解決し、改善する方法はたくさんあると思いますが、どの方法でもストーリーが進んでいくような工夫が必要となりますが、それが難しいときは、いくつかのパターンで作る方法も考えられます。

考えなくてはならないのは、
　１）目標を設定すること。（数値目標を決める）
　２）現状を把握すること。（現状の問題点を探す）
　３）問題点と原因を把握すること。
　４）改善策案・対策案の検討
　５）実施
　６）改善効果の検証
といったものを、必ず毎回行うことが必要となります。最初は、戸惑うかも知れませんが、すぐに慣れます。
事務の改善提案を進めるため、このような改善シートを作成してみてはいかがでしょう。