事務の改善 提案

　改善提案の成功の秘訣は、改善する提案の方法が「実現可能となるための最も近い」とすることが前提条件になります。

　カイゼン内容が現実的でなかったり、経費がかかりすぎる場合は、改善提案として受け入れられることは、不可能だと思います。

　では改善提案を成功させるための秘訣とは、どのようなものでしょうか。
　
必要なことは
（１）現在問題となっている点の洗い出し。
（２）進事例などのデータ収集を行う。
（３）収集データを基に一番適した改善提案を考える。
（４）改善提案を基に実施してみる。
（５）改善できないときは、その問題点を探る。
　と、一過性に終わらせないことが重要であり、他にもっといい改善策があると考え、前向きに取り組むことです。

　カイゼンを実施するには「知識」と「技能」と「実践」。さらに「実践時の問題点の検証」が必要になります。

　これらは、すぐには身につくものではありません。
　しかし、慣れてくると、「見えない問題」も顕在化できる能力が身につきます。

　そして「問題の発見」、「その原因を見つける」、「その原因に対する改善策を考え実行する」ということが、すぐにシステムとして整理されるようになるのです。

　こういったステップを正確に進めて改善提案すれば、経営者にその提案は受け入れられやすいこととなります。

　改善の方法は「正しく考え」、「正しく行動」し、そのスキルを磨いていくことが重要となります。

　まずはカイゼンのシステムを考え、自分のものとして身につけましょう。

　事務の改善提案のためには、改善シートを作成しましょう。　

　毎日行っている事務の中で、改善すべき点の発見とその改善提案を行うための決まったフォーマット（改善シ―ト）があるととても便利です。

　改善シートを作成し、それを見ながら、改善提案をまとめ、改善を進めていけば、簡単に現状を打開するための事務の改善を行うことができるでしょう。
　
　また、それは、どのようなカイゼンを行うときも統一されているため、同じ進め方ができます。

　みなさんご存知のＱＣストーリーだと進め方が決まっていますが、これを自分なりに使いやすく加工したストーリーで作成していきます。

　ＱＣストーリーと同じような進め方でも問題解決ができるときもあると思います。しかし、改善対象となる問題が違う場合は、考え方を変えた手法が必要になります。

　問題を解決し、改善する方法はたくさんあると思いますが、どの方法でもストーリーが進んでいくような工夫が必要となりますが、それが難しいときは、いくつかのパターンで作る方法も考えられます。

考えなくてはならないのは、
　１）目標を設定すること。（数値目標を決める）
　２）現状を把握すること。（現状の問題点を探す）
　３）問題点と原因を把握すること。
　４）改善策案・対策案の検討
　５）実施
　６）改善効果の検証
といったものを、必ず毎回行うことが必要となります。最初は、戸惑うかも知れませんが、すぐに慣れます。
事務の改善提案を進めるため、このような改善シートを作成してみてはいかがでしょう。

　事務の改善を行うためには、組織全体で情報の共有化を進めることですね。

　共有化とは、情報を職員に常に見えるようにすること、「見える化」をすることです。

　閉鎖的な組織では、情報の共有化が出来ないため組織の方向性が見えてきません。このような状況では、企業・組織の発展はあり得ない。トップと職員の意識のずれが違うのですから、当然といえば当然。

　「見える化」は、企業、組織全体で事務の問題点、カイゼン策などの情報をガラス張りに、職員全体に見える状況にしておくことです。

　いつでも「見える化」しておくと、今、会社、組織はどのような問題点を抱えていて、どのような改善を行おうとしているのか。

　また、職員としてどのように対応したらいいのか。一人ひとりが改善策を考えることができますね。つまり、情報の共有化の「見える化」により企業全体の改善ができるのです。

　担当職員は、他には情報を「見せない」ことがよくありますが、「見える化」をすることにより意識の改善を行い、組織としての方向性を全体に浸透させ、組織の効率化を進めましょう。